Excel: Die Kamerafunktion – sehr nützlich, aber perfekt versteckt

13. September 2009 um 3:24 pm | Veröffentlicht in BI, Excel, Visualisierung | 9 Kommentare

KameraEine phantastische – leider weitgehend unbekannte – Excelfunktion ist die Kamera. Ohne die Kamera wäre meine Plan-Ist-Dashboard hier aber auch mein Konjunktur-Schaubild hier in Excel nicht umsetzbar.
Was ist die Kamera und wo
verdammt finde ich sie?
Die Kamera ist ein wunderbares Werkzeug, um von einem markierten Zellbereich einen visuellen Schnappschuss zu machen. Dieses Bild kann überall auf das Tabellenblatt gelegt, verschoben und sogar in der Größe verändert werden. Sobald sich der Quellbereich der Kamera verändert, übernimmt das „Spiegelbild“ die Änderungen sofort. Dies gilt auch für Diagramme – allerdings für Excel 2007 nur eingeschränkt!

Aber wie komme ich an die Kamera ran? Eigentlich ganz einfach: Unter Ansicht Symbolleisten Anpassen (ganz unten) öffnet sich folgendes Fenster:

Anpassen

Unter dem Tabulator „Befehle“ in der Kategorie „Extras“ findet man recht weit unten das Kamera-Symbol, das per drag-and-drop in eine Menüleiste gezogen wird.
Voila, nun geht es ans Fotografieren!

Leser dieses Blogs wissen, dass ich ein großer sparklines Fan bin. Sparklines oder microcharts sind kleine „Wortgrafiken“, die es ermöglichen sehr viel Informationen auf wenig Raum darzustellen. Zwei Beispiele zur Anwendung von sparklines für das betriebliche Reporting finden Sie hier und hier.

Eine sehr einfache Möglichkeit eine sparkline zu generieren, bietet aber auch die Excel-Kamera:

  1. Zunächst die Gitternetzlinien unter Extras Optionen Ansicht abschalten oder die Rahmen des Zellbereichs, wo das Ursprungsdiagramm liegt, weiß formatieren.
  2. Nun mit Hilfe des Diagrammassistenten auf Basis einer einfachen Datenreihe ein Liniendiagramm erzeugen.
  3. Anschließend alle „unnötigen“ Elemente des Diagramms – Achsen, Legende, Hilfslinien – entfernen und den Hintergrund der Zeichnungsfläche auf weiß umstellen. Zuletzt den Diagrammrahmen entfernen.
  4. Nun das Kamera-Symbol klicken und den Bereich, der das Liniendiagramm umschließt auswählen. Kleiner Trick: Bei gedrückter ALT-Taste kann die Diagrammfläche genau am Raster ausgerichtet werden, so dass keine Ränder beim Fotografieren entstehen.
  5. Das Bild kann nun irgendwo auf dem Tabellenblatt positioniert und klein gezogen werden.
  6. Die Kamera macht immer ein Bild mit Rahmen, der über die rechte Maustaste unter Grafik formatieren, Tabulator Farben und Linien jedoch wieder entfernt werden kann.
Beispiel von chandoo.org

Kamerabeispiel von Pointy Haired Dilbert - Ein Klick auf die Grafik führt zu diesem wunderbaren Excel-Blog

Ja, aber da hätte ich das Liniendiagramm doch gleich ganz klein ziehen können, oder?
Richtig – mir ging’s um’s Prinzip. Aber tatsächlich verändern sich bei sehr kleinen Grafiken Zeichnungs- und Diagrammfläche nicht mehr proportional, so dass die Kameraanwendung schon Sinn macht.

Viel wichtiger ist jedoch ein anderer Punkt: Die Kamera funktioniert MS Office-übergreifend – ihre Bilder können auch nach Word und PowerPoint verknüpft werden und aktualisieren sich auch dort, sobald sich die Quellbereiche verändern! Wie das funktioniert: nach dem Klick auf das Kamerasymbol zur Ziel-Anwendung wechseln und unter Bearbeiten → Inhalte einfügen → Verknüpfung einfügen das Microsoft Office Excel-Arbeitsblatt-Objekt mit OK einfügen.

Ich nutze PowerPoint nur noch als „Trägermedium“ für Berichte und Präsentationen. Die komplette Gestaltung nehme ich in Excel vor und fotografiere das Ergebnis, um es in PowerPoint einzufügen. Sobald die Daten für den aktuellen Berichtsmonat im Data Warehouse – z.B. einem SAP BW oder Palo – vorliegen, sind die Exceltabellen und -Diagramme auf  Stand und die PowerPoint-Folien können aktualisiert werden. Das monatliche Berichtswesen steht in wenigen Minuten … das zeige ich z.B. hier.

Ich gestehe, ich gestalte keine sparklines/microcharts mit der Kamerafunktion, sondern ich nutze Sie für folgende Anwendungsfälle:

  • Mehrere – auch verschiedene – Excel Diagramme können übereinander gelegt werden,
  • Beschriftungen können frei in Excel-Diagramme und Tabellen gelegt werden,
  • Dashboard Design: Viele Grafiken können mit der Kamera auf einer DIN A4-Seite positioniert werden,
  • Drehen von Objekten: mit Hilfe der Kamera wird aus einem Säulen- flux ein Balkendiagramm.

Wie man die Kamera für den Aufbau eines einfachen geographischen Informationsystem (GIS) in Excel nutzen kann, zeige ich hier.

Die Excel-Kamera ermöglicht ausdrucksstarke Schaubilder und Dashboards, aber
„das Auge macht das Bild, nicht die Kamera“. In diesem Sinne viel Spaß beim Fotografieren!

PS: Auf der website von Prof. Hichert habe ich zur Kamera in Excel 2007 folgenden Hinweis gefunden, den ich hier unkommentiert wieder geben möchte, da ich kein Excel 2007 Nutzer bin:

Kameras auf Diagramme in Excel 2007 werden (meistens) leer, wenn die Diagramme zum Zeitpunkt des Berechnens nicht sichtbar sind. Aus diesem Grund muss in 2007 bis auf weiteres auf die Kamera verzichtet werden, sobald diese ein Diagramm anzeigen soll.

Neuer Workaround!
Wenn das Diagramm außerhalb des sichtbaren Bereichs ist, dann vergrößern Sie einfach die äußere Diagrammfläche, so dass diese bis in den sichtbaren Bereich hineingeht. Verkleinern Sie dann die innere Zeichnungsfläche wieder auf die ursprüngliche Größe. Tipp: Hier kann (seit XL2007) auch mit der ALT-Taste das Einrasten aktiviert werden.

In Excel 2010 soll die Kamera angeblich wieder ohne Probleme eingesetzt werden können.

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9 Kommentare »

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  1. Hallo Lars,

    sehr guter Beitrag, gefällt mir wirklich gut.

    Lg und bis dann

    Alois

  2. hallo, das mit der kamera ist ein toller tip, den ich gerne anwenden wuerde. gefunden habe ich die funktion ohne problem, habe sie in die symbolleiste gezogen….und dort ist sie nun, sie ist aber leiter matt unterlegt und ich kann sie nicht „aktivieren“. nun frage ich mich oder besser gesagt dich, was ich hier machen kann, damit ich nicht nur das schoene symbol habe, sondern die kamera auch fuer meine zwecke benutzen kann.

    vielen dank fuer deine hilfe, die besten gruesse aus Mexico,
    eine frohe Weihnacht,
    Andreas

    • Hallo Andreas,
      dieses Verhalten der Kamera-Schaltfläche ist mir bisher nicht untergekommen. Welche Excel-Version nutzt Du? Es gibt eine Alternative zur Kamera-Schaltfläche:

      – gewünschten Bereich markieren und in die Zwischenablage (Strg+C) legen,
      – Shift-Taste gedrückt halten und unter Bearbeiten -> Verknüpftes Bild einfügen.

      Vielleicht kommst Du so an die Kamerafunktion ran … ich drücke die Daumen.

      Frohe Weihnachten nach Mexico, Lars

  3. Hallo Lars,
    ich habe versucht 2 Diagramme in 2007 übereinanderzulegen. Leider ist das obere nicht durchsichtig, so das man das untere nicht sehen kann.
    Auch das Transparent machen der Grafiken geht nicht, auch nicht wenn ich bei dem Diagramm keine Füllung eingebe.
    Gibt es da noch irgendeine Einstellung die ich übersehe, oder geht das einfach nicht in 2007?

    Über Deine Hilfe würde ich mich sehr freuen…

    Grüße
    KLAUS

    • Hallo Klaus,

      ich habe leider kein Excel 2007 sondern bin direkt auf Excel 2010 umgestiegen und tue mich reichlich schwer mit den „ribbons“. Wichtig ist, dass Du Diagrammbereich und Zeichnungsfläche ohne Füllung wählst. Wenn Du dann etwas „fotografierst“ macht Excel aus dem Bereich eine Grafik und diese ist – jedenfalls in 2010 – mit einem weißen Hintergrund versehen. Diesen kann man unter „Grafik formatieren“ – „Füllung: keine Füllung“ abschalten. Anschließend sind beide Grafiken auch übereinander gestapelt sichtbar.
      Hoffe, das gilt auch für Excel 2007

      Viele Grüße, Lars

  4. Hallo Lars,
    na ich hatte zwar den Diagrammbereich aber nicht die Zeichnungsfläche durchsichtig. Jetzt sind beide durchsichtig und es funktioniert…. auch in 2007.

    Für die „ribbons“ kennst du ja sicher das online Handbuch für den umstieg von 2003 auf 2007?!

    Würde mich ja freuen, wenn ich Dir was erzählen könnte, was du nicht schon weißt… 🙂

    Grüße

    KLAUS

    • Schön, dass es nun funktioniert. Ich hatte mir immer vorgenommen, dieses Umsteigerhandbuch anzuschauen. Jetzt habe ich es endlich getan und finde es sehr hilfreich … Danke! Lars

  5. Hallo Lars!

    Du schreibst, dass Du PowerPoint nur noch als Trägermedium nutzt und alles andere „fotografierst“. Mir was bis gerade (ja, erst jetzt habe ich Deinen Block entdeckt) die Kamera-Funktion neu. Vielen Dank also dafür. Aber zumindest für normale Tabellen und Diagramme sehe ich noch keinen Vorteil in der Kamera.

    Bisher habe ich Zellbereich oder Diagramme kopiert und über „Inhalte einfügen“ eine OLE-Verknüpfung hergestellt. Auch hier wir eine Änderung in Excel in der Präsentation aktualisiert. Ich bei Diagrammen hier sogar einen Vorteil, da ich nicht einen Zellbereich „fotografiere“, sondern das Diagramm selbst einfüge. Sollte ich das Diagramm einmal an einer anderen Stelle in Excel platzieren, steht die Verknüpfung immer noch. Beim fotografieren nicht. Gibt es andere Vorteile, die ich noch nicht erkannt habe?

    Vielen Dank für Dein Feedback.

    Viele Grüße, Jens

    • Hallo Jens,

      in Excel 2003 ist die Kamera ein schöner Trick … in Excel 2007/2010 wohl nicht mehr.
      Wie gesagt nutze ich PowerPoint nur als Träger eines fotografierten Excelbildes: ich habe die Ausmaße einer PowerPoint-Folie in Excel nachgebildet und in diesem Zellbereich alles so gestaltet, wie ich es auf der PowerPoint-Folie sehen möchte. Das wird fotografiert und mit PowerPoint verknüpft. Dieses Vorgehen war für mich der Vorteil gegenüber einer OLE-Verknüpfung. Da ich die Exceldiagrammfunktionen sehr „missbrauche“, konnte ich allerdings auch keine OLE-Verknüpfung eines Diagramms verwenden. Die Kamera hat mir auch ermöglicht, Diagramme zu stapeln … aber wie gesagt: nicht mehr für 2007/2010.

      Mittlerweile mache ich alles in Xcelsius 🙂 … viele Grüße, Lars


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